Registratie & Bezoekersdata
Registratie van bezoekers en het verzamelen van bezoekersdata heeft als doel om in beeld te hebben wie er op een evenement aanwezig zijn (geweest). Tevens moet de registratie het mogelijk maken om de bezoekers voorafgaand aan het evenement te informeren over maatregelen. Na afloop moet het mogelijk zijn om de bezoekers die aanwezig zijn geweest te kunnen benaderen door middel van communicatie.
Huidige regels (d.d. 1 mei 2022)
Hoe werkt de registratie van bezoekers?>
Het is belangrijk om de juiste data van de bezoekers van een evenement tot de beschikking te hebben. In tijden waarin de regels vaak veranderen als gevolg van wisselende coronamaatregelen, is het goed om iedere bezoeker persoonlijk informatie te kunnen sturen over de regels. Een regulier kaartverkoop- of reserveringssysteem, ook bij gratis evenementen, voorziet in de basisbehoefte.
De gegevens die van belang zijn om te registreren:
- Naam
- E-mail en/of mobiel nummer
- Dag of tijdstip waarop het evenement bezocht wordt. Bijvoorbeeld: starttijd bij een sportevenement
- Zo gedetailleerd mogelijk de plaats op het evenement. Bijvoorbeeld: zitplaats / vak /tribune bij geplaceerd evenement
Tips voor organisatoren>
Uitvoering
- Zorg er bij de registratie van bezoekers / kaartverkoop voor dat er een controle in zit, waardoor je zeker weet dat je de bezoeker kunt bereiken (bijv. e-mail met bevestiging).
- Bij verkoop van meerdere tickets in een transactie is het van belang om zoveel mogelijk te zorgen voor personalisatie van de tickets.
- Probeer wederverkoop tegen te gaan. Als dit niet lukt, zorg dan voor personalisatie van tickets.
- Neem in de algemene voorwaarden op dat je ten behoeve van onderzoek contact op mag nemen.
Tips voor vergunningverleners>
Aandachtspunten
- Verzamelt de organisator de minimale gegevens om later contact op te kunnen nemen met de bezoeker?
- Wordt bijgehouden waar en wanneer de bezoeker zich op het evenement bevond (Alleen van toepassing in het geval van vaste zitplaatsen)?
- Bereikt de organisator alle bezoekers van het evenement, direct of indirect? (Dit kan bijvoorbeeld ook door de kaartkoper contact op te laten nemen met de andere mensen in zijn of haar groep)
- Heeft de organisator middelen om de bezoekers vooraf en na afloop te kunnen bereiken? (website, social media, e-mail, sms, whatsapp)